Dalam bagian I tulisan sebelumnya dinyatakan, bahwa apa yang tengah dilakukan Pansus DPR untuk kasus Bank Century sesungguhnya adalah Management Audit. Hanya sayangnya belum ada ahli management yang dimintakan pandangannya oleh Pansus . Oleh karena itu, baiklah setiap orang dapat menilai kejadian-kejadian dalam kasus tsb, tahap demi tahap dengan mengacu pada prinsip-prinsip managemen yang akan diuraikan selanjutnya
Mengapa ada masalah ?
Setiap orang yang menjadi bagian dari suatu organisasi, perusahaan, perkumpulan ataupun Program kegiatan, apakah ia seorang pemimpin, pengurus atau anggota biasa,tentu menginginkan agar pengelolaan orgnisasinya berjalan lancar dan sukses mencapai tujuannya. Namun harapan itu dalam prakteknya tidak selalu terwujud akibat berbagai sebab. Di mana letak kelemahannya ? Dengan metode penelusuran melalui jalur sistim pengendalian managemen (SPM), maka anda akan dapat menemukan jawabannya. Ibarat lampu listrik tidak menyala, kita menelusuri alur penghantar listrik dari bohlam, kabel-kabel, sambungan kabel atau stop kontak. Mungkin ada yang putus atau tidak berfungsi. Pengendalian adalah tindakan pengawasan yang diikuti dengan langkah perbaikan. Penelusuran menurut alur sistim pengendalian managemen (SPM) adalah suatu metode pendekatan dalam mengevaluasi pelaksanaan kegiatan operasional organisasi atau kegiatan dalam mencapai tujuannya, apakah cukup ekonomis, efisien, efektif (3E). SPM meliputi : pengorganisasian, kebijaksanaan, prosedur, personalia, perencanaan, pencatatan /akuntansi, pelaporan dan pengawasan. ***
Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah suatu proses dalam merangcang dan mengalokasikan pekerjaan, kewenangan dan sumber daya diantara masing-masing anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Hal-hal yang perlu dilakukan untuk dapat menjabarkan secara jelas misi dan tujuan organisasi tersebut adalah :
a. Mengidentifikasikan tugas pokok dan fungsi organisasi yang akan dibentuk.
b. Mengindentifikasikan sasaran dan target yang ingin dicapai.
c Mengidentifikasikan potensi dan kendala-kendala yang mungkin dihadapi pada saat pelaksanaannya.
d. Menentukan sasaran-sasaran dan target.
e. Menentukan prioritas pencapaian sasaran dan target.
f. Menentukan strategi, tata cara/metode untuk merealisasikan sasaran dan target.
g. Menentukan batasan-batasan antara lain yang berkaitan dengan waktu, biaya serta mutu hasil yang hendak dicapai.
Dalam pengorganisasian ada tiga aspek yang berperanan penting, yaitu :
a. seluruh rincian pekerjaan harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan;
b. beban pekerjaan dibagi menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang/bagian, dan
c. penciptaan suatu mekanisme untuk mengkoor-dinasikan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Berikut ini adalah prinsip dan faktor-faktor yang wajib dipenuhi dalam suatu organisasi yang baik :
1). Wewenang dan tanggung jawab telah dibagi sehingga tidak terjadi hanya satu orang saja yang mengendalikan semua kegiatan.
2). Setiap petugas pelaksana telah ditetapkan kewenangannya untuk mengambil tindakan yang diperlukan dengan segera yang bersifat keputusan dalam pelayanan atau kegiatan masyarakat.
3). Tanggung jawab masing-masing telah ditetapkan sejelas-jelasnya sehingga tidak terjadi penyimpangan dan pelemparan tanggung jawab kepada orang lain.
4). Setiap pejabat yang melimpahkan kewenangannya kepada bawahannya telah mempunyai sistim tindak lanjut yang efektif untuk menentukan apakah penugasannya telah dilaksanakan semestinya.
5). Tiap orang telah mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada atasannya.
6). Setiap orang memahami undang-undang dan peraturan yang memberi kewenangan kepada setiap orang dalam organisasinya.
7). Dalam pembagian fungsi, tugas dan tanggung jawab tidak ada tumpang tindih, duplikasi atau pertikaian.
8). Ada uraian tugas yang memadai yang akan membantu setiap orang lebih memahami tugas dan tanggung jawabnya.
9). Organisasi fleksibel sehingga memungkinkan dila-kukan sinkronisasi bilamana terjadi perubahan dalam perencanaan, kebijaksanaan dan tujuan organisasi.
10). Stuktur organisasi cukup sederhana, tidak terlalu terperinci yang akan menghambat kemajuan, tidak mengadakan posisi yang tidak perlu sehingga mengakibatkan ketidakberdayaan organisasi secara keseluruhan.***
Kebijaksanaan
Kebijaksanaan adalah suatu ketentuan yang mengharuskan, membimbing atau membatasi tindakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Penetapan kebijaksanaan terpaut erat dengan kemampuan atau dedikasi personal pengambil kebijaksanaan. Sering kali ada kebijaksanaan yang ternyata kemudian bertentangan dengan undang-undang bahkan lebih banyak merugikan.
Managemen sering diperhadapkan dengan beberapa tindakan alternatif dalam upayanya mencapai tujuan. Dalam pengambilan keputusan managemen diperhadapkan kepada berbagai pilihan antara lain manfaat jangka pendek dan jangka panjang, keterbatasan sumber daya dan hilangnya kesempatan antara lain karena memilih alternatif, pertentangan antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi dan berbagai pembatasan serta kendala lainnya. Karena itu dalam organisasi, kebijaksaanaan merupakan alat bantu untuk memilih tindakan terbaik dari berbagai alternatif yang ada.
Ada beberapa aspek yang merupakan karakteristik kebijaksanaan yang sangat penting agar dalam operasionalnya dapat menimbulkan efek seperti yang diinginkan. Aspek-aspek ini mengkondisikan lingkungan tempat kebijaksanaan untuk menjadi faktor pendorong pencapaian tujuan organisasi, berupa :
a. Kebijaksanaan ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan dan bukan merupakan tujuan. Konsekwensinya harus diperhitungkan untung ruginya.
b. Materi kebijaksanaan tidak boleh bertentangan dengan nilai-nilai yang ada di sekitarnya. Karena keterkaitan dan ketergantungan dengan komponen luar selalu ada sampai pada tingkat tertentu.
c. Kebijaksanaan sederhana dan dapat dilaksanakan.
Secara umum suatu kebijaksanaan dikatakan baik, bila memenuhi prinsip-prinsip :
1. Dinyatakan dengan jelas secara tertulis dan disusun secara sistematis dalam pedoman atau publikasi lainnya. Perumusan kebijaksanaan yang kurang jelas dapat menimbulkan salah pengertian yang serius serta penafsiran yang tidak cocok atau tidak seragam dalam organisasi.
2. Dikomunikasikan secara sistematis pada semua petugas yang berkepentingan dengan kebijaksanaan tersebut.
3. Selaras dengan kebijaksanaan atasan organisasi dan kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
4. Disusun sedemikian rupa agar dapat mendorong pelaksanaan kegiatan berjalan efektif, efisien dan ekonomis.
5. Selalu ditinjau kembali secara periodik dan disesuaikan apabila perlu. ***
Prosedur
Prosedur berbeda dengan kebijaksanaan. Prosedur adalah rangkaian langkah yang dipakai guna melaksanakan kegiatan, selaras dengan kebijaksanaan yang ditentukan. Acap kali prosedur sengaja dipermainkan oleh oknum-oknum yang tidak bertanggung jawab dengan membuat prosedur yang menyediakan celah untuk melakukan tindak pidana korupsi dan pungutan liar. Entah dengan membuat prosedur yang berbelit-belit, macam-macam persyaratan, pengurusan dibuat di tempat terpisah-pisah dan waktu pengurusan yang lama serta berlarut-larut.
Maksudnya agar pemohon enggan mengurus sendiri sehingga terpaksa menggunakan calo, baik orang dalam, orang luar atau kedua-duanya. Hal ini mengakibatkan ekonomi biaya tinggi. Terkenallah pemeo : ”kalau dapat dipersulit mengapa dipermudah.”
Dalam organisasi sebaiknya ada prosedur pelaksaanaan kegiatan (standard operating procedures - SOP). Dengan SOP ini akan lebih jelas lagi prosedur yang harus ditempuh / dijalankan dari suaatu kegiatan. Para pelaksana kegiatan akan dengan mudah mengikuti alur suatu kegiatan dengan melihat /membaca SOP-nya.
SOP dan uraian tugas tidak hanya akan memudahkan pelaksana kegiatan tetapi juga akan membantu petugas baru yang akan melaksanakan kegiatan sama dengan mempelajari SOP tugasnya yang baru.
Beberapa contoh di dalam kegiatan sehari-hari adalah prosedur pelelangan, prosedur kenaikan pangkat pegawai, prosedur pembuatan dan pengiriman surat dan prosedur pembuatan laporan.
Tanpa prosedur yang jelas, suatu pekerjaan mungkin akan terlaksana secara tumpang tindih antara satu unit organisasi dengan unit organisasi yang lain karena keduanya merasa berhak untuk melaksana-kannya.
Secara umum, prinsip untuk kebijaksanaan berlaku juga untuk prosedur, dengan tambahan :
1). Prosedur harus dikoordinasikan sedemikian rupa sehingga hasil pekerjaan seseorang secara otomatis dicek oleh orang lain.
2). Prosedur kegiatan yang tidak bersifat mekanis, tidak terlalu terinci agar tidak menghambat penggunaaan pertimbangan dalam menghadapi situasi yang tidak lazim.
3). Prosedur ditetapkan sederhana dan murah.
4). Prosedur tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lainnya. Di lain pihak mungkin ada pekerjaan yang tidak atau terlambat dikerjakan karena tidak satupun dari unit organisasi yang merasa berkewajiban melaksanakannya.**
Personalia
Personalia merupakan sub sistem dalam organisasi yang diciptakan sebagai upaya agar pegawai dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi termasuk usaha untuk meningkatkan kemampuan, semangat dan gairah kerja serta disiplin setiap pegawai dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
Pengelolaan personalia yang baik mencakup :
1). Formasi pegawai telah ditentukan dengan tepat, baik jumlah maupun kualitas pegawai yang diperlukan. Formasi pegawai adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai yang diperlukan yang
berkaitan dengan kuantitas dan kualitas atau syarat-syarat yang harus dimiliki pegawai dalam mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi atau untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
2). Penerimaan dan penempatan pegawai harus selalu didasarkan pada formasi yang lowong serta penempatan pegawai disesuaikan dengan pengeta-huan, kemampuan, keahlian, dan ketrampilannya, moralitas serta ada pola mutasi yang ditetapkan secara konsisten.
3). Pendidikan dan pelatihan pegawai untuk mening-katklan kemampuan, keahlian, ketrampilan dan pengembangan kariernya.
4). Ada perencanaan dan pengembangan karier pega-wai agar pegawai dapat mengetahui arah perkembangan kariernya.
5). Ada sistem penghargaan pegawai untuk memo-tivasi pegawai agar lebih berprestasi dan pemberian sanksi bagi yang melakukan pelanggaran. Penghargaan perlu diberikan kepada pegawai yang telah menunjukkan prestasi kerja yang sangat baik. Penghargaan yang diberikan dapat berupa piagam, bintang, lencana, kenaikan pangkat, uang atau dalam bentuk lainnya.
6). Pegawai dihargai harkatnya sebagai manusia. Kedudukan pegawai dalam organisasi sangat strategis. Mereka tidak boleh diperlakukan sebagai faktor produksi tetapi harus dihargai harkatnya sebagai manusia, yaitu merupakan aset organisasi yang dinamis.
7). Lingkungan kerja yang baik yang memungkinkan para pegawai untuk berkembang. Para pegawai diberi kesempatan meningkatkan pengetahuan, kemampuan serta keahliannya, dan didorong untuk menggunakan potensi yang dimilikinya seoptimal mungkin dalam melaksanakan kegiatan sesuai tugas pokok dan fungsi organisasi.
8). Ada tatacara pemberhentian pegawai yang dilaksanakan secara konsisten.***
Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses penetapan langkah-langkah kegiatan yang akan dilakukan pada masa datang dengan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan kegiatan dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan organisasi. Berdasar-kan pengertian tersebut, maka beberapa pedoman utama ketika akan membuat perencanaan adalah :
1). Perencanaan dibuat dalam satu wadah organisasi.
2). Tujuan organisasi harus jelas. Tujuan strategis organisasi biasanya ditetapkan oleh pimpinan tertinggi. Pada tingkat menengah ditetapkan tujuan taktis yang merupakan penjabaran tujuan strategis. Kemudian pada tingkat organisasi pelaksana, tujuan taktis tersebut dirinci ke dalam tujuan-tujuan operasional.
3). Perencanaan mempertimbangkan sumber daya.
4). Perencanaan selalu berorientasi masa depan yang batasnya jelas.
5). Perencanaan harus menunjuk jenis kegiatan secara spesifik.
6). Perencanaan mencakup siapa yang melaksana-kannya. Untuk ini perlu ditetapkan pembagian kewenangan dan tanggung jawab, siapa yang melaksanakannya, serta yang diberi tanggung jawab untukmengawasi dan mengevaluasinya. Acapkali istilah “tanggung jawab bersama” digunakan oleh beberapa orang dengan mengharapkan semua orang atau semua pihak bertanggung jawab atas suatu kegiatan atau kondisi. Ini berarti tidak ada yang bertanggung jawab secara jelas dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Hal seperti ini harus dihindari dalam pengendalian organisasi.
7). Perencanaan mencakup metode pengukuran Tingkat keberhasilan pelaksanaan rencana hanya dapat dinilai apabila fakta yang terjadi dapat dibandingkan dengan rencana itu sendiri.
Dengan demikian rencana harus mencakup paling tidak secara tersirat, standar dan ukuran yang dapat digunakan untuk menilai masing-masing kegiatan yang telah ditetapkan dalam rencana. Dimensi waktu, jumlah biaya, jumlah masyarakat yang dapat dilayani, atau besarnya target pendapatan yang dicapai, adalah contoh-contoh ukuran yang lazim digunakan dalam perencanaan.
Tanpa tolok ukur, akan sukar dinilai apakah suatu rencana berhasil atau tidak. Dipandang dari sudut pengendalian, perencanaan memberikan tolok ukur bagi pencapaian tujuan secara efisien dan efektif. Perencanaan yang kurang mantap seringkali menyebabkan bukan hanya keterlambatan pelak-sanaan kegiatan tetapi juga pemborosan. Seperti jadwal pelaksanaan proyek yang tidak selaras dengan musim, pencairan anggaran atau kegiatan instansi terkait.
Syarat-syarat perencanaan yang baik :
a. Perencanaan itu merupakan penjabaran dari tujuan pokok organisasi.
b. Unsur pimpinan dan bawahan dilibatkan dalam proses perencanaan agar dalam pelaksanaannya nanti semua akan bekerja maksimal.
c. Dibuat serealistis mungkin dengan memperhatikan waktu, sumber daya dan dana.
d. Mempertimbangkan prinsip ekonomi. Lazimnya dipertimbangkan pilihan yang terbaik dari beberapa alternatif ditinjau dari segi biaya dan manfaat.
e. Dikomunikasikan dengan baik dan dapat dimengerti dengan mudah. Seringkali rencana tidak diko-munikasikan dengan baik kepada semua pelaksana maupun pihak-pihak terkait sehingga pelaksanaannya kacau.
f. Digunakan sebagai dasar pelaksanaan kegiatan. Rencana yang telah dijabarkan dalam angka akan lebih mudah dipahami dan dilaksanakan. Selain itu akan dapat dijadikan pengukur sejauh mana rencana telah dilaksanakan sebagaimana mestinya.
g. Keberhasilan rencana dapat diukur. Perlu ditetapkan pembagian kewenangan dan tanggung jawab serta sistem pemantauan untuk menilai sejauh mana rencana telah dilaksanakan.***
Pelaporan
Pelaporan adalah suatu bentuk penyampaian infomasi tertulis dari unit kerja lebih rendah kepada unit kerja lebih tinggi atau dari bawahan kepada atasan. Laporan dapat digunakan untuk menyajikan informasi mengenai apa (What) yang terjadi, di mana (where) kejadiannya, bilamana (when), mengapa (why) terjadi, siapa (Who) yang bertanggung jawab atas kejadian itu dan bagaimana (How) kejadiannya.
Pelaporan yang dirancang dengan baik dapat memberikan informasi tentang adanya penyimpangan atau deviasi sehingga memungkinkan penerima laporan segera melakukan tindakan koreksi. Pelaporan yang tepat, benar dan cepat sungguh penting bagi atasan. Karena laporan itu akan menjadi dasar bagi atasan melakukan langkah atau tidak mengambil kebijaksanaan tindak lanjut. Namun demikian dalam oganisasi pelaporanpun kerap kali menemui hambatan.
Ada sejumlah penyebabnya, misalnya :
1). Kebiasaan membuat laporan asal bapak senang (ABS). Yang dilaporkan yang baik-baik saja agar mendapat pujian atau promosi. Sebaliknya yang kurang baik tidak dilaporkan, takut ditegur atau dianggap tidak mampu.
2). Sikap sungkan melaporkan informasi pelanggaran yang dilakukan pejabat atau tokoh tertentu yang mempunyai pengaruh politis, kemasyarakatan, atau mempunyai kewenangan melakukan tindakan atas diri pelapor.
3). Kebalikannya, laporan telah disampaikan dengan baik tetapi penerima laporan kurang memper-hatikan atau lambat menanggapinya. Akibatnya akan berdampak pada pencapaian tujuan organisasi.
Agar laporan dapat memberikan nilai yang sebesar-besarnya, maka isi laporan itu harus menginformasikan sesuatu yang bernilai berkaitan dengan kegiatan organisasi, meyakinkan dengan dukungan bukti-bukti, dan mampu menggerakkan penerimanya untuk mengambil tindakan perbaikan.
Pelaporan dikatakan baik, bila :
1). Mengandung kebenaran, obyektif dan dapat dibuktikan. Untuk ini diperlukan sifat kehati-hatian (due proces).
2). Laporan jelas dan cermat. Harus dibedakan mana informasi penting dan mana yang hanya perlu untuk diketahui. Kata atau istilah yang tidak lazim agar dihindarkan. Dan bila terdapat banyak data dan angka sebaiknya dibuat sebagai lampiran.
3). Laporan agar langsung ke sasaran. Untuk ini perlu mendiskusikannya secara periodik dengan penerima laporan informasi apa yang paling diharapkan.
4). Laporan harus lengkap tetapi singkat, padat dan jelas yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan.
5). Laporan harus tegas dan konsisten. Tidak ada yang bertentangan antara bagian yang satu dengan yang lain.
6). Laporan harus tepat waktu. Laporan yang terlambat disampaikan akan berkurang manfaatnya. Akibat lebih lanjut adalah kerugian akibat koreksi tidak dilakukan segera. Untuk ini dapat dikembangkan kebijaksanaan yang membedakan laporan yang bersifat “sangat penting”, yang hanya memuat informasi sangat penting dan memerlukan dilakukan tindakan segera untuk mencegah organisasi menderita kerugian.
7). Laporan harus ditujukan kepada penerima yang tepat.
8). Laporan mengenai penyimpangan, agar memuat juga dampak negatif yang mungkin terjadi bila penyimpangan tidak dihentikan.
9). Dalam pembuatan laporan harus mempertimbang-kan biaya dan manfaatnya.
10).Laporan harus dibuat oleh pihak yang kompeten.***
Pengawasan
Pengawasan adalah kegiatan penilaian terhadap suatu organisasi/kegiatan dengan tujuan agar organisasi/kegiatan itu melaksanakan fungsinya dengan baik dan dapat mencapai tujuannya.
Pengawasan dapat dibedakan dalam tiga jenis :
a). Pengawasan oleh atasan langsung/pengawasan melekat (waskat). Disebutkan demikian karena pengawasan merupakan fungsi yang melekat pada setiap pimpinan langsung terhadap bawahannya.
b). Reviu intern, yang dilakukan oleh staf atasan yang lebih tinggi.
c). Pengecekan intern (internal chek), yaitu yang tejadi dalam suatu rangkaian prosedur kerja, di mana pekerjaan seseorang secara otomatis dicek oleh orang lain. ***
Setiap orang yang menjadi bagian dari suatu organisasi, perusahaan, perkumpulan ataupun Program kegiatan, apakah ia seorang pemimpin, pengurus atau anggota biasa,tentu menginginkan agar pengelolaan orgnisasinya berjalan lancar dan sukses mencapai tujuannya. Namun harapan itu dalam prakteknya tidak selalu terwujud akibat berbagai sebab. Di mana letak kelemahannya ? Dengan metode penelusuran melalui jalur sistim pengendalian managemen (SPM), maka anda akan dapat menemukan jawabannya. Ibarat lampu listrik tidak menyala, kita menelusuri alur penghantar listrik dari bohlam, kabel-kabel, sambungan kabel atau stop kontak. Mungkin ada yang putus atau tidak berfungsi. Pengendalian adalah tindakan pengawasan yang diikuti dengan langkah perbaikan. Penelusuran menurut alur sistim pengendalian managemen (SPM) adalah suatu metode pendekatan dalam mengevaluasi pelaksanaan kegiatan operasional organisasi atau kegiatan dalam mencapai tujuannya, apakah cukup ekonomis, efisien, efektif (3E). SPM meliputi : pengorganisasian, kebijaksanaan, prosedur, personalia, perencanaan, pencatatan /akuntansi, pelaporan dan pengawasan. ***
Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah suatu proses dalam merangcang dan mengalokasikan pekerjaan, kewenangan dan sumber daya diantara masing-masing anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Hal-hal yang perlu dilakukan untuk dapat menjabarkan secara jelas misi dan tujuan organisasi tersebut adalah :
a. Mengidentifikasikan tugas pokok dan fungsi organisasi yang akan dibentuk.
b. Mengindentifikasikan sasaran dan target yang ingin dicapai.
c Mengidentifikasikan potensi dan kendala-kendala yang mungkin dihadapi pada saat pelaksanaannya.
d. Menentukan sasaran-sasaran dan target.
e. Menentukan prioritas pencapaian sasaran dan target.
f. Menentukan strategi, tata cara/metode untuk merealisasikan sasaran dan target.
g. Menentukan batasan-batasan antara lain yang berkaitan dengan waktu, biaya serta mutu hasil yang hendak dicapai.
Dalam pengorganisasian ada tiga aspek yang berperanan penting, yaitu :
a. seluruh rincian pekerjaan harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan;
b. beban pekerjaan dibagi menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang/bagian, dan
c. penciptaan suatu mekanisme untuk mengkoor-dinasikan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Berikut ini adalah prinsip dan faktor-faktor yang wajib dipenuhi dalam suatu organisasi yang baik :
1). Wewenang dan tanggung jawab telah dibagi sehingga tidak terjadi hanya satu orang saja yang mengendalikan semua kegiatan.
2). Setiap petugas pelaksana telah ditetapkan kewenangannya untuk mengambil tindakan yang diperlukan dengan segera yang bersifat keputusan dalam pelayanan atau kegiatan masyarakat.
3). Tanggung jawab masing-masing telah ditetapkan sejelas-jelasnya sehingga tidak terjadi penyimpangan dan pelemparan tanggung jawab kepada orang lain.
4). Setiap pejabat yang melimpahkan kewenangannya kepada bawahannya telah mempunyai sistim tindak lanjut yang efektif untuk menentukan apakah penugasannya telah dilaksanakan semestinya.
5). Tiap orang telah mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada atasannya.
6). Setiap orang memahami undang-undang dan peraturan yang memberi kewenangan kepada setiap orang dalam organisasinya.
7). Dalam pembagian fungsi, tugas dan tanggung jawab tidak ada tumpang tindih, duplikasi atau pertikaian.
8). Ada uraian tugas yang memadai yang akan membantu setiap orang lebih memahami tugas dan tanggung jawabnya.
9). Organisasi fleksibel sehingga memungkinkan dila-kukan sinkronisasi bilamana terjadi perubahan dalam perencanaan, kebijaksanaan dan tujuan organisasi.
10). Stuktur organisasi cukup sederhana, tidak terlalu terperinci yang akan menghambat kemajuan, tidak mengadakan posisi yang tidak perlu sehingga mengakibatkan ketidakberdayaan organisasi secara keseluruhan.***
Kebijaksanaan
Kebijaksanaan adalah suatu ketentuan yang mengharuskan, membimbing atau membatasi tindakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Penetapan kebijaksanaan terpaut erat dengan kemampuan atau dedikasi personal pengambil kebijaksanaan. Sering kali ada kebijaksanaan yang ternyata kemudian bertentangan dengan undang-undang bahkan lebih banyak merugikan.
Managemen sering diperhadapkan dengan beberapa tindakan alternatif dalam upayanya mencapai tujuan. Dalam pengambilan keputusan managemen diperhadapkan kepada berbagai pilihan antara lain manfaat jangka pendek dan jangka panjang, keterbatasan sumber daya dan hilangnya kesempatan antara lain karena memilih alternatif, pertentangan antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi dan berbagai pembatasan serta kendala lainnya. Karena itu dalam organisasi, kebijaksaanaan merupakan alat bantu untuk memilih tindakan terbaik dari berbagai alternatif yang ada.
Ada beberapa aspek yang merupakan karakteristik kebijaksanaan yang sangat penting agar dalam operasionalnya dapat menimbulkan efek seperti yang diinginkan. Aspek-aspek ini mengkondisikan lingkungan tempat kebijaksanaan untuk menjadi faktor pendorong pencapaian tujuan organisasi, berupa :
a. Kebijaksanaan ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan dan bukan merupakan tujuan. Konsekwensinya harus diperhitungkan untung ruginya.
b. Materi kebijaksanaan tidak boleh bertentangan dengan nilai-nilai yang ada di sekitarnya. Karena keterkaitan dan ketergantungan dengan komponen luar selalu ada sampai pada tingkat tertentu.
c. Kebijaksanaan sederhana dan dapat dilaksanakan.
Secara umum suatu kebijaksanaan dikatakan baik, bila memenuhi prinsip-prinsip :
1. Dinyatakan dengan jelas secara tertulis dan disusun secara sistematis dalam pedoman atau publikasi lainnya. Perumusan kebijaksanaan yang kurang jelas dapat menimbulkan salah pengertian yang serius serta penafsiran yang tidak cocok atau tidak seragam dalam organisasi.
2. Dikomunikasikan secara sistematis pada semua petugas yang berkepentingan dengan kebijaksanaan tersebut.
3. Selaras dengan kebijaksanaan atasan organisasi dan kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
4. Disusun sedemikian rupa agar dapat mendorong pelaksanaan kegiatan berjalan efektif, efisien dan ekonomis.
5. Selalu ditinjau kembali secara periodik dan disesuaikan apabila perlu. ***
Prosedur
Prosedur berbeda dengan kebijaksanaan. Prosedur adalah rangkaian langkah yang dipakai guna melaksanakan kegiatan, selaras dengan kebijaksanaan yang ditentukan. Acap kali prosedur sengaja dipermainkan oleh oknum-oknum yang tidak bertanggung jawab dengan membuat prosedur yang menyediakan celah untuk melakukan tindak pidana korupsi dan pungutan liar. Entah dengan membuat prosedur yang berbelit-belit, macam-macam persyaratan, pengurusan dibuat di tempat terpisah-pisah dan waktu pengurusan yang lama serta berlarut-larut.
Maksudnya agar pemohon enggan mengurus sendiri sehingga terpaksa menggunakan calo, baik orang dalam, orang luar atau kedua-duanya. Hal ini mengakibatkan ekonomi biaya tinggi. Terkenallah pemeo : ”kalau dapat dipersulit mengapa dipermudah.”
Dalam organisasi sebaiknya ada prosedur pelaksaanaan kegiatan (standard operating procedures - SOP). Dengan SOP ini akan lebih jelas lagi prosedur yang harus ditempuh / dijalankan dari suaatu kegiatan. Para pelaksana kegiatan akan dengan mudah mengikuti alur suatu kegiatan dengan melihat /membaca SOP-nya.
SOP dan uraian tugas tidak hanya akan memudahkan pelaksana kegiatan tetapi juga akan membantu petugas baru yang akan melaksanakan kegiatan sama dengan mempelajari SOP tugasnya yang baru.
Beberapa contoh di dalam kegiatan sehari-hari adalah prosedur pelelangan, prosedur kenaikan pangkat pegawai, prosedur pembuatan dan pengiriman surat dan prosedur pembuatan laporan.
Tanpa prosedur yang jelas, suatu pekerjaan mungkin akan terlaksana secara tumpang tindih antara satu unit organisasi dengan unit organisasi yang lain karena keduanya merasa berhak untuk melaksana-kannya.
Secara umum, prinsip untuk kebijaksanaan berlaku juga untuk prosedur, dengan tambahan :
1). Prosedur harus dikoordinasikan sedemikian rupa sehingga hasil pekerjaan seseorang secara otomatis dicek oleh orang lain.
2). Prosedur kegiatan yang tidak bersifat mekanis, tidak terlalu terinci agar tidak menghambat penggunaaan pertimbangan dalam menghadapi situasi yang tidak lazim.
3). Prosedur ditetapkan sederhana dan murah.
4). Prosedur tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lainnya. Di lain pihak mungkin ada pekerjaan yang tidak atau terlambat dikerjakan karena tidak satupun dari unit organisasi yang merasa berkewajiban melaksanakannya.**
Personalia
Personalia merupakan sub sistem dalam organisasi yang diciptakan sebagai upaya agar pegawai dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi termasuk usaha untuk meningkatkan kemampuan, semangat dan gairah kerja serta disiplin setiap pegawai dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
Pengelolaan personalia yang baik mencakup :
1). Formasi pegawai telah ditentukan dengan tepat, baik jumlah maupun kualitas pegawai yang diperlukan. Formasi pegawai adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai yang diperlukan yang
berkaitan dengan kuantitas dan kualitas atau syarat-syarat yang harus dimiliki pegawai dalam mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi atau untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
2). Penerimaan dan penempatan pegawai harus selalu didasarkan pada formasi yang lowong serta penempatan pegawai disesuaikan dengan pengeta-huan, kemampuan, keahlian, dan ketrampilannya, moralitas serta ada pola mutasi yang ditetapkan secara konsisten.
3). Pendidikan dan pelatihan pegawai untuk mening-katklan kemampuan, keahlian, ketrampilan dan pengembangan kariernya.
4). Ada perencanaan dan pengembangan karier pega-wai agar pegawai dapat mengetahui arah perkembangan kariernya.
5). Ada sistem penghargaan pegawai untuk memo-tivasi pegawai agar lebih berprestasi dan pemberian sanksi bagi yang melakukan pelanggaran. Penghargaan perlu diberikan kepada pegawai yang telah menunjukkan prestasi kerja yang sangat baik. Penghargaan yang diberikan dapat berupa piagam, bintang, lencana, kenaikan pangkat, uang atau dalam bentuk lainnya.
6). Pegawai dihargai harkatnya sebagai manusia. Kedudukan pegawai dalam organisasi sangat strategis. Mereka tidak boleh diperlakukan sebagai faktor produksi tetapi harus dihargai harkatnya sebagai manusia, yaitu merupakan aset organisasi yang dinamis.
7). Lingkungan kerja yang baik yang memungkinkan para pegawai untuk berkembang. Para pegawai diberi kesempatan meningkatkan pengetahuan, kemampuan serta keahliannya, dan didorong untuk menggunakan potensi yang dimilikinya seoptimal mungkin dalam melaksanakan kegiatan sesuai tugas pokok dan fungsi organisasi.
8). Ada tatacara pemberhentian pegawai yang dilaksanakan secara konsisten.***
Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses penetapan langkah-langkah kegiatan yang akan dilakukan pada masa datang dengan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan kegiatan dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan organisasi. Berdasar-kan pengertian tersebut, maka beberapa pedoman utama ketika akan membuat perencanaan adalah :
1). Perencanaan dibuat dalam satu wadah organisasi.
2). Tujuan organisasi harus jelas. Tujuan strategis organisasi biasanya ditetapkan oleh pimpinan tertinggi. Pada tingkat menengah ditetapkan tujuan taktis yang merupakan penjabaran tujuan strategis. Kemudian pada tingkat organisasi pelaksana, tujuan taktis tersebut dirinci ke dalam tujuan-tujuan operasional.
3). Perencanaan mempertimbangkan sumber daya.
4). Perencanaan selalu berorientasi masa depan yang batasnya jelas.
5). Perencanaan harus menunjuk jenis kegiatan secara spesifik.
6). Perencanaan mencakup siapa yang melaksana-kannya. Untuk ini perlu ditetapkan pembagian kewenangan dan tanggung jawab, siapa yang melaksanakannya, serta yang diberi tanggung jawab untukmengawasi dan mengevaluasinya. Acapkali istilah “tanggung jawab bersama” digunakan oleh beberapa orang dengan mengharapkan semua orang atau semua pihak bertanggung jawab atas suatu kegiatan atau kondisi. Ini berarti tidak ada yang bertanggung jawab secara jelas dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Hal seperti ini harus dihindari dalam pengendalian organisasi.
7). Perencanaan mencakup metode pengukuran Tingkat keberhasilan pelaksanaan rencana hanya dapat dinilai apabila fakta yang terjadi dapat dibandingkan dengan rencana itu sendiri.
Dengan demikian rencana harus mencakup paling tidak secara tersirat, standar dan ukuran yang dapat digunakan untuk menilai masing-masing kegiatan yang telah ditetapkan dalam rencana. Dimensi waktu, jumlah biaya, jumlah masyarakat yang dapat dilayani, atau besarnya target pendapatan yang dicapai, adalah contoh-contoh ukuran yang lazim digunakan dalam perencanaan.
Tanpa tolok ukur, akan sukar dinilai apakah suatu rencana berhasil atau tidak. Dipandang dari sudut pengendalian, perencanaan memberikan tolok ukur bagi pencapaian tujuan secara efisien dan efektif. Perencanaan yang kurang mantap seringkali menyebabkan bukan hanya keterlambatan pelak-sanaan kegiatan tetapi juga pemborosan. Seperti jadwal pelaksanaan proyek yang tidak selaras dengan musim, pencairan anggaran atau kegiatan instansi terkait.
Syarat-syarat perencanaan yang baik :
a. Perencanaan itu merupakan penjabaran dari tujuan pokok organisasi.
b. Unsur pimpinan dan bawahan dilibatkan dalam proses perencanaan agar dalam pelaksanaannya nanti semua akan bekerja maksimal.
c. Dibuat serealistis mungkin dengan memperhatikan waktu, sumber daya dan dana.
d. Mempertimbangkan prinsip ekonomi. Lazimnya dipertimbangkan pilihan yang terbaik dari beberapa alternatif ditinjau dari segi biaya dan manfaat.
e. Dikomunikasikan dengan baik dan dapat dimengerti dengan mudah. Seringkali rencana tidak diko-munikasikan dengan baik kepada semua pelaksana maupun pihak-pihak terkait sehingga pelaksanaannya kacau.
f. Digunakan sebagai dasar pelaksanaan kegiatan. Rencana yang telah dijabarkan dalam angka akan lebih mudah dipahami dan dilaksanakan. Selain itu akan dapat dijadikan pengukur sejauh mana rencana telah dilaksanakan sebagaimana mestinya.
g. Keberhasilan rencana dapat diukur. Perlu ditetapkan pembagian kewenangan dan tanggung jawab serta sistem pemantauan untuk menilai sejauh mana rencana telah dilaksanakan.***
Pelaporan
Pelaporan adalah suatu bentuk penyampaian infomasi tertulis dari unit kerja lebih rendah kepada unit kerja lebih tinggi atau dari bawahan kepada atasan. Laporan dapat digunakan untuk menyajikan informasi mengenai apa (What) yang terjadi, di mana (where) kejadiannya, bilamana (when), mengapa (why) terjadi, siapa (Who) yang bertanggung jawab atas kejadian itu dan bagaimana (How) kejadiannya.
Pelaporan yang dirancang dengan baik dapat memberikan informasi tentang adanya penyimpangan atau deviasi sehingga memungkinkan penerima laporan segera melakukan tindakan koreksi. Pelaporan yang tepat, benar dan cepat sungguh penting bagi atasan. Karena laporan itu akan menjadi dasar bagi atasan melakukan langkah atau tidak mengambil kebijaksanaan tindak lanjut. Namun demikian dalam oganisasi pelaporanpun kerap kali menemui hambatan.
Ada sejumlah penyebabnya, misalnya :
1). Kebiasaan membuat laporan asal bapak senang (ABS). Yang dilaporkan yang baik-baik saja agar mendapat pujian atau promosi. Sebaliknya yang kurang baik tidak dilaporkan, takut ditegur atau dianggap tidak mampu.
2). Sikap sungkan melaporkan informasi pelanggaran yang dilakukan pejabat atau tokoh tertentu yang mempunyai pengaruh politis, kemasyarakatan, atau mempunyai kewenangan melakukan tindakan atas diri pelapor.
3). Kebalikannya, laporan telah disampaikan dengan baik tetapi penerima laporan kurang memper-hatikan atau lambat menanggapinya. Akibatnya akan berdampak pada pencapaian tujuan organisasi.
Agar laporan dapat memberikan nilai yang sebesar-besarnya, maka isi laporan itu harus menginformasikan sesuatu yang bernilai berkaitan dengan kegiatan organisasi, meyakinkan dengan dukungan bukti-bukti, dan mampu menggerakkan penerimanya untuk mengambil tindakan perbaikan.
Pelaporan dikatakan baik, bila :
1). Mengandung kebenaran, obyektif dan dapat dibuktikan. Untuk ini diperlukan sifat kehati-hatian (due proces).
2). Laporan jelas dan cermat. Harus dibedakan mana informasi penting dan mana yang hanya perlu untuk diketahui. Kata atau istilah yang tidak lazim agar dihindarkan. Dan bila terdapat banyak data dan angka sebaiknya dibuat sebagai lampiran.
3). Laporan agar langsung ke sasaran. Untuk ini perlu mendiskusikannya secara periodik dengan penerima laporan informasi apa yang paling diharapkan.
4). Laporan harus lengkap tetapi singkat, padat dan jelas yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan.
5). Laporan harus tegas dan konsisten. Tidak ada yang bertentangan antara bagian yang satu dengan yang lain.
6). Laporan harus tepat waktu. Laporan yang terlambat disampaikan akan berkurang manfaatnya. Akibat lebih lanjut adalah kerugian akibat koreksi tidak dilakukan segera. Untuk ini dapat dikembangkan kebijaksanaan yang membedakan laporan yang bersifat “sangat penting”, yang hanya memuat informasi sangat penting dan memerlukan dilakukan tindakan segera untuk mencegah organisasi menderita kerugian.
7). Laporan harus ditujukan kepada penerima yang tepat.
8). Laporan mengenai penyimpangan, agar memuat juga dampak negatif yang mungkin terjadi bila penyimpangan tidak dihentikan.
9). Dalam pembuatan laporan harus mempertimbang-kan biaya dan manfaatnya.
10).Laporan harus dibuat oleh pihak yang kompeten.***
Pengawasan
Pengawasan adalah kegiatan penilaian terhadap suatu organisasi/kegiatan dengan tujuan agar organisasi/kegiatan itu melaksanakan fungsinya dengan baik dan dapat mencapai tujuannya.
Pengawasan dapat dibedakan dalam tiga jenis :
a). Pengawasan oleh atasan langsung/pengawasan melekat (waskat). Disebutkan demikian karena pengawasan merupakan fungsi yang melekat pada setiap pimpinan langsung terhadap bawahannya.
b). Reviu intern, yang dilakukan oleh staf atasan yang lebih tinggi.
c). Pengecekan intern (internal chek), yaitu yang tejadi dalam suatu rangkaian prosedur kerja, di mana pekerjaan seseorang secara otomatis dicek oleh orang lain. ***
No comments:
Post a Comment